NIOR Bistro og Havnens Café & Isbar
Omfattende digitalisering af ordresystemet
I Juelsminde, stik syd for Horsens Fjord, ligger NIOR Bistro og Havnens Café & Isbar. To klassiske sæsonforretninger, som fra påske til sensommer mærker det fulde ryk ind af glade turister, der gennem det grønne forår og den varme sommer gerne vil opleve de rige smagsoplevelser af lækre råvarer og hjemmelavede produkter.
NIOR Bistro er et veletableret spisested på Juelsminde havn, der med friskfanget fisk fra egen fiskebutik sætter en flid i at lave mad af højeste kvalitet, med den bedst mulige service.
Havnens Café & Isbar, som ligger tværs over gaden, producerer klassiske café retter og ikke mindst hjemmelavet is med friske råvarer efter en opskrift de har fulgt de sidste 40 år.
De to virksomheder oplever her en periode på seks måneder, hvor mængden af besøgende eksploderer og begge steder har alt for lidt plads. Spidsbelastningen er enorm og de bliver presset til det yderste i deres kapacitet, både når det kommer til at skulle håndtere gæsterne, men særligt også i produktionen og udlevering af deres mad og drikkevarer.
Udfordringer og ønsker:
Ved Havnens Café & Isbar så de udfordringer i form af, at skulle jonglere 6 forskellige kør, med op til 150 personer der alle på samme tid ventede på at få is. Her var det altså nødvendigt for virksomheden at finde en digitaliseret løsning, som kunne strømline processen. Der skulle naturligvis være tale om en løsning, hvor man med isens relativt korte levetid i baghovedet, kunne eliminere den flaskehals, der opstår, når man kun kan tage imod ordrer fra seks personer ad gangen.
Ved NIOR Bistro var udfordringen svagt anderledes, selvom der stadig var en flaskehals involveret. Problemet var en ophobning af gæster ved ekspeditionsområdet. Og problemet opstod ikke kun ved bestilling af mad, men også ved afhentning og generelle forespørgsler, hvilket førte til en kø af mennesker, som ofte stod i vejen for personalet.
Samtidig var NIOR Bistros tilstand som sæsonforretning en ekstra udfordring, da sens geografiske lokation gjorde at virksomheden ikke kunne tiltrække de nødvendige mængder af faglært køkkenpersonale.
Der var altså krav om for det første; at skabe en løsning, hvor gæsterne skulle kunne bestille hurtigt, uden at skulle gennem personalet først, og for det andet; at medarbejderne med manglende kokkeuddannelse skulle kunne danne sig et overblik over kundernes bestillinger, for derefter at kunne stå for produktionen af mad, uden at skulle agere som et professionelt køkken.
Det endelige ønske fra NIOR Bistro og Havnens Café & Isbar blev opgjort således:
1
Digitaliser gæsterne og deres bestillinger, for at reducere kødannelse.
2
Skab en strømlinet produktionsproces, som giver ufaglært personale mulighed for at servicere gæster, på samme niveau som uddannet køkkenpersonale.
Løsningen
Begge virksomheder havde behov for at kunne sætte fokus på produktionen. Dette ville betyde mindre tid brugt på ekspedering og udlevering, og dermed langt mere tid til at producere maden og få den ud til gæsterne på hvert enkelt spisested. Formålet med løsningen skulle altså være at optimere hele serviceoplevelsen for både medarbejdere og gæster, fra start til slut. Implementeringen var derfor et system som kunne modtage bestillinger automatisk:
Click & Collect
Et simpelt Click & Collect-system, integreret gennem en QR-kode. Kunden ville scanne QR-koden, som blev opsat flere forskellige steder, da dette ville nedsatte mængden af kødannelse omkring udleveringsstederne betydeligt. Herefter ville gæsterne med deres smartphones, gennem en browser, kunne bygge deres is, eller sammensatte deres ordre fra hhv. Havnens Café & Isbar og NIOR Bistro. Dette system ville så notificere gæsterne omkring deres ordrestatus, gennem SMS-beskeder på telefonen, i tre stadier:
Gæstens bestilling er modtaget.
Produktionen af gæstens mad er i gang.
Gæsten kan hente sin mad.
Dette sikrede en optimal gæsterejse, hvor mængden af interaktion i forbindelse med hver bestilling, blev drastisk nedsat. Dette gav mulighed for at det begrænsede personale kunne fokusere på, at lave mad og udlevere den, hvilket øgede mængden af produktion.
Kitchen Display System
NIOR Bistro og deres ekstra tilgangsvinkel fik udover Click & Collect-systemet, et KDS (Kitchen Display System) for at tage højde for den begrænsede mængde af erfarent køkkenpersonale. Systemet var opdelt i produktionsfaser hvilket gjorde, at personalet ikke længere skulle have et overblik over hver enkelt bestilling, eller dets indhold. Det skulle systemet nu klare for dem i stedet. Alt de skulle fokusere på, var produktion af maden.
KDS-systemet gjorde det muligt at behandle hver ordre som et samlesæt, hvor de specifikke retter og ingredienser, blev opdelt i preparationsfaser, som kunne startes uafhængigt af hinanden, alt efter hvad der var påkrævet.
Dette fungerede ved at:
Modtagelseskærme viste ordren, når den kom ind. Dette ville give en oversigt for personalet over mængden af retter og ingredienser, der skulle bruges. Ordrene ville så kunne startes efter behov, hvorefter de kunne flyttes over på produktions-skærmene med et enkelt tryk. Lad os tage et eksempel på, at der nu skulle laves 20 stjerneskud, på tværs af 12 ordrer.
Produktionsskærmene ville så vise produktionsmedarbejderne, som ikke længere skulle forholde sig til antallet af ordrer, at der var et behov for at producere 20 stjerneskud. Dermed kunne medarbejderne fokusere på ”hvad skal vi producere lige nu”, da hver enkelt komponent til en specifik ret nemt kunne opdeles, sættes i gang uafhængigt af resten af komponenterne, og så sendes videre til udlevering. Dette flow gjorde det muligt at få skubbet ordrer ud af køkkenet hurtigere end nogensinde før.
Ved ready-skærmene, ville de færdiggjorte del-elementer dukke op når de blev markeret klar af produktionen. Denne del af produktionen var ikke nødvendig i NIOR Bistros køkken, men her var der mulighed for at den anden del af produktionsmedarbejderne kunne stå klar til at samle hele bestillingen hvis nødvendigt.
Begge løsninger har befriet personalet fra utroligt meget utilsigtet arbejde, da systemet nu har det store overblik. I sin helhed fungerer KDS-løsningen som en checkliste, hvor retter og ingredienser summers løbende, på tværs af ordrer. Dette har gjort det muligt for personalet at holde fokus på at skubbe mad ud af køkkenet med en hastighed, langt over normalen.
Nuværende situation
Begge virksomheder har fået etableret et setup, som nu er skalerbart i takt med at deres kapacitet udvides i sæsonstarten. Løsningen har ikke bare gjort deres arbejde langt mere effektivt, det har også gjort dem til finalist i “Årets Digitale Omstilling”. En pris som hvert år uddeles af Erhvervsstyrelsen, til en virksomhed som har formået at lave en signifikant digital omstilling, hvor NIOR Bistro fik en flot andenplads!